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Interne Kommunikation oder Nichts ist unmöglich |
Wir leben in einer Zeit unverantworteten Geschwätzes. Reden der Politiker, Kommentare der Zeitungen, Beiträge in Konferenzen und Sitzungen und die Monologe mancher Vorstände geben beredetes Zeugnis von der Stimmigkeit dieser These.
Aristoteles war der Meinung, der redliche Mensch unterscheide sich vom unredlichen darin, dass der redliche sagen könne, worüber er redet.
Mehr und mehr tritt in unserer Informations-Gesellschaft der Kommunikations-Wettbewerb um den Kunden in den Vordergrund. Hier haben viele Unternehmen das Nachsehen, weil nicht zuletzt ihre interne Kommunikation nach wie vor in den Kinderschuhen steckt.
Fundiert ausgearbeitete Konzepte, in denen schwarz auf weiß geschrieben steht, welche Kommunikationsziele mit welchen Kommunikationsmitteln verfolgt werden, sind häufig Fehlanzeige. Stattdessen behilft sich das Gros notdürftig mit vereinfachten Regeln und Checklisten.
Neben der Konzeptionslosigkeit ist die mangelnde organisatorische Verankerung die zweite Schachstelle der internen Kommunikation. In vielen kleineren und mittleren Unternehmen sind die für Kommunikation zuständigen Abteilungen organisatorisch voneinander getrennt und in verschiedene Hierarchieebenen eingebunden.
So ist die interne Kommunikation in der Regel unabhängig von Marketing und Vertrieb in der Personalabteilung angesiedelt, während die externe Kommunikation der Geschäftsführungsebene zugeordnet ist. Die Folge ist eine mangelnde Zusammenarbeit zwischen den Kommunikationsabteilungen einerseits und anderen Abteilungen andererseits.
Diese ist auch darauf zurückzuführen, dass beide Seiten sorgsam auf Eigenständigkeit bedacht sind. Ressortdenken hinter hohen Abteilungszäunen ist an der Tagesordnung. Ressourcen und Kapazitäten werden so sinnlos verschwendet.
Dritter Stolperstein ist das bei vielen Führungskräften und Mitarbeitern anzutreffende diffuse Verständnis über das, was unter interner Kommunikation zu verstehen ist, und was nicht. Vor allem die Angst vor Kompetenzverlusten und verstärkter Kontrolle ist weit verbreitet.
Während die Kundenorientierung in den Mittelpunkt gestellt wird, gelten für die Beziehungen zwischen Management und Mitarbeiter oft noch die Gesetze der „aufgeklärten Monarchie“.
Dabei ist die Selbstdarstellung nach innen ebenso wichtig wie die nach außen. Jeder Mitarbeiter ist ein Botschafter des Unternehmens. Er prägt durch seine Äußerungen gegenüber Außenstehenden die Meinung mit, dies sich die Öffentlichkeit über das Unternehmen bildet.
Soll er diese Rolle gewinnbringend spielen, ist eine umfassende Information über die wichtigsten Aktivitäten und Ziele unerlässlich. Informierte Mitarbeiter sind loyaler, aktiver und kontaktfreudiger als uninformierte.
Die fünf „Todsünden“ der internen Kommunikation:
- Die interne Kommunikationsabteilung (Personalabteilung; Marketing und Vertrieb oder Management) missbraucht ihre Stellung, um Schleichwerbung oder Haus- und Hofmeldungen zu verbreiten.
- In Gesprächen weicht sie kritischen Fragen aus oder ist schlecht vorbereitet.
- Neue Projekte und Entscheidungen werden nicht auf ihre Auswirkungen im Unternehmen hin überprüft.
- Unternehmensmeldungen kommen nur sporadisch, sind nicht aktuell, geben nur schwammige, unvollständige, verschleierte oder sogar falsche Informationen.
- Die Presse erfährt „alles“. Sie erhält zur falschen Zeit Einblick in firmeninterne Abläufe oder reine Privatangelegenheiten.
Wo diese „Todsünden“ hinführen können, kann sich jeder denken. Auf der anderen Seite gibt es sechs Gebote, die es sich einzuhalten lohnt.
Die sechs Gebote der internen Kommunikation:
- Man kann nicht nicht kommunizieren.
- Nur wer gut informiert ist, kann gut informieren.
- Jeder Mitarbeiter ist ein Botschafter des Unternehmens.
- Medienvertreter sind wichtige Gesprächspartner. Sie zuverlässig und umfassend zu informieren, zahlt sich aus.
- Interne Kommunikation ist Vertrauenssache. Nur wer korrekt informiert, kann Standpunkte klar, deutlich und glaubwürdig vertreten.
- Erfolgreiche interne Kommunikation braucht Kontinuität und vorausschauendes Denken. Erwarten Sie keine Erfolge von heute auf morgen.
„Gesagt bedeutet nicht getan, gehört bedeutet nicht verstanden, verstanden heißt noch nicht einverstanden, einverstanden nicht angewendet und angewendet noch nicht beibehalten.“
Ob mündlich oder schriftlich, aktiv oder passiv, bewusst oder unbewusst – wir sind zeitlebens zur Kommunikation eingeladen.
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